Datenkonsolidierung im CRM-System
Kategorie: CRM Wissen
Tags: Datenmanagement, Datenqualität, Datenkonsolidierung, Datenabgleich
Eine Ergänzung der Informationen im eigenen CRM-System durch externe Daten wird oft als eine ideale Lösung zur optimalen Marktbearbeitung angesehen. Um die Nachhaltigkeit eines solches Projektes jedoch sicherzustellen, müssen einige grundlegende Fragen geklärt sein.
Wie sieht Ihr eigener Datenbestand aus?
Alles steht und fällt mit der Qualität der Ausgangsdaten und hier gibt es ein paar Schlüsselfragen, welche seriös beantwortet werden müssen:
- Sind Ihre Daten in einer einheitlichen Struktur?
- Wie aktuell sind die Daten?
- Enthält der Datenbestand Dubletten mit unterschiedlicher Schreibweise?
Einheitlicher Schlüssel für die Datenkonsolidierung
Für die zukünftige Verwaltung der Datenbestände und eine saubere Zielgruppen-selektion empfiehlt sich eine Konsolidierung der internen und externen Daten. Aber auch bei getrennten Datenbeständen ist es zur Vermeidung von Dubletten auf Firmen- und Personenebene unumgänglich, einen einheitlichen Schlüssel zu verwenden. Es besteht beispielsweise die Möglichkeit, eine eigene Nummerierung zu generieren, auf offizielle Quellen wie die Handelsregister-Nummer abzustellen oder die Nummerierung Ihres Datenlieferanten zu übernehmen.
Informationen in das eigene CRM-System übernehmen
Die durch externe Informationen angereicherten eigenen Daten sollten ein umfassendes Bild für eine effiziente Marktbearbeitung ergeben. Da jede zusätzliche Information in Zukunft auch gepflegt werden muss, ist eine Konzentration auf das Wesentliche ratsam. Dabei gilt es folgende Fragen zu beantworten:
- Welches ist die offizielle Firmenschreibweise?
- Welche Entscheidungsträger sind für Ihr Geschäft wirklich wichtig?
- Gibt es zusätzliche Firmendaten, die wichtige Selektionskriterien darstellen?
Prioritäten setzen beim Datenabgleich
Der eigentliche Datenabgleich bei diesen Projekten ist selten ein Kinderspiel und es ist wichtig, im Vorfeld die Prioritäten zu klären:
- Möchten Sie auf keinen Fall eine Firma verlieren und nehmen Sie damit manuellen Aufwand in Kauf?
- Gehen Sie das Risiko ein, dass im Zweifelsfall eine Firma gelöscht wird, womit aber das Risiko von Dubletten massiv verkleinert wird?
- Welche Quelle gilt als vertrauenswürdiger bei der Eliminierung von Dubletten?
Für einen professionellen Abgleich empfehlen wir den Beizug eines Spezialisten. Je nach Qualität und Struktur der Ausgangsdaten stehen verschiedene Systeme und Prozesse zur Verfügung, mit denen sich auch bei wenig persönlichem Aufwand ein optimales Ergebnis erzielen lässt.
Aktualität der Daten gewährleisten
Nach unserer Erfahrung wird der gesamte Aktualisierungsprozess oft unterschätzt. Er ist jedoch grundlegend für eine kosteneffiziente Marktbearbeitung. Das Änderungs- bzw. Mutationsvolumen in Datenbeständen beläuft sich auf durchschnittlich ca. 6 % Mutationen auf Firmenebene und ca. 22,5% auf Personenebene pro Monat. Es ist also wichtig, diese Mutationen im eigenen CRM-System nach sinnvollen Regeln und möglichst automatisiert nachzuführen.
(Vergleiche “Datenkonsolidierung im CRM-System” von Nicole Stewart, Newsletter der JPJ Direct Marketing AG)